Persidangan Organisasi dan Database

Persidangan Organisasi dan Database

Persidangan Organisasi

Sidang merupakan forum formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya menghasilkan keputusan, yang akan menjadi sebuah ketetapan dan aturan-aturan yang jelas. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Keputusan ini sifatnya final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidangan.

            Presensi atau disebut daftar hadir ialah, daftar yang didalamnya terdapat nama nama orang yang menghadiri persidangan tersebut. Agenda adalah topik pembahasan yang akan di sidangkan dalam persidangan tersebut. Tata tertib adalah aturan yang mengatur baik  jalannya persidangan maupun peserta sidang. Konsideran adalah surat yang berisi tentang pengesahan pembahasan persidangan. Notulensi adalah pencatat hal hal yang penting selama persidangan. Lampiran adalah hal hal tambahan.

            Perangkat Non Administrasi meliputi Pimpinan Sidang, Peserta Sidang, dan Palu Sidang. Pimpinan Sidang berjumlah 3 orang. Pimpinan Sidang 1 selain memimpin jalannya persidangan, dia juga membacakan konsideran. Pimpinan Sidang 2 selain memimpin jalannya persidangan, dia juga menjadi notulensi. Sementara Pimpinan Sidang 3 selain memimpin jalannya persidangan, dia juga mengawasi waktu dalam persidangan agar tidak terjadi penguluran waktu.

            Mekanisme persidangan meliputi musyawarah, lobbying (pertikaian kedua pihak) dan voting. Dalam persidangan, kita sering melihat pimpinan sidang mengetukkan palu sidang. Dalam mengetuk palu sidang ternyata terdapat cara – cara atau aturan – aturan yang berlaku. Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :

• 1 kali ketukan
• Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
• Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).
• Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
• Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
• Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

• 2 kali ketukan
• Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.
• Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
• Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

• 3 kali ketukan
• Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
• Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang

            Dalam persidangan terdapat beberapa interupsi. Macam-macam interupsi :

a) Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat prinsipil)

b) Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara persidangan)

c) Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang berhubungan dengan acara persidangan)

d) Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan yang bersifat personal/privacy). 

Dalam persidangan terdapat istilah skoring dan pending. Skorsing adalah penundaan sidang dimana penundaan tersebut terkait akumulasi waktu. Misal, sidang di skorsing selama 1 x 15 menit. Angka yang di akumulasikan selalu ganjil. Pada penundaan ini, peserta sidang tetap di dalam ruang sidang. Pending adalah penundaan sidang dimana penundaan tersebut tidak terkait akumulasi waktu dan peserta sidang pun dapat meninggalkan ruang sidang. Misal, pada saat persidangan waktu sudah menunjukkan Maghrib dan sidang di pending, sidang dilanjutkan besok pagi. Persidangan sendiri dilakukan sampai masalah terpecahkan (biasanya 2 x persidangan).

Materi by Raghib (LLM Biologi periode 2016-2017)

DATABASE

            Sekretaris merupakan orang yang dipercaya dapat menyimpan rahasia dari suatu organisasi baik rahasia organisasi, rahasia anggota dan hal  hal lain yang berhubungan dengan organisasi tersebut. Sekretaris memiliki fungsi membantu pimpinan / menejer. Sekretaris sendiri bisa dibilang Database suatu organisasi. Dibilang Database karena sekretaris menyimpan seluruh informasi tentang organisasi.

            Kesekretariatan adalah suatu kegiatan / aktivitas dari seorang sekretaris. Yang mengeluarkan surat tidak hanya Ketua, Bendahara, Sekretaris maupun anggota saja. Departemen maupun Biro juga dapat mengeluarkan surat sesuai departemen masing masing.

            Format surat yang baik biasanya terdiri dari Kop Surat yang berisi logo instansi ataupun organisasi, dan identitas instansi. Lalu tanggal pengetikkan surat yang terletak di bawah kop surat sebelah kanan. Lau nomor surat yang berisikan urutan surat dikeluarkan/identitas surat/identitas organisasi serta kode yang menunjukkan orang yang mengeluarkan/bulan dikeluarkannya surat dalam huruf romawi/tahun. Misal :

Nomor : 01/Prm/BEM Biologi_b/X/2016

Lalu perihal surat baik tentang permohonan maupun pemberitahuan. Lampiran jika ada. Tujuan surat yang berisi kepada siapa surat itu ditujukan. Isi surat. Dan terakhir tanda tangan (hierarkinya sebelah kanan paling tinggi)

            Pengecapan suatu surat dapat ditempatkan disebelah tanda tangan ketua pelaksana ataupun ketua BEM.

            Proposal kegiatan adalah suatu permohonan tentang suatu kegiatan yang akan dilakukan oleh sederetan panitia yang sudah dibentuk. Proposal meliputi Cover, Lembar Pengesahan (tanpa tanda tangan ketua pelaksana dan sekretaris + cap), Pendahuluan yang berisi Latar Belakang kegiatan tersebut, Tujuan, Nama Kegiatan, Tema Kegiatan, Sasaran, Waktu dan Tempat keggiatan itu berlangsung, Deksripsi Acara, Susunan Acara (Rundown), Anggaran Dana yang digunakan dan di keluarkan selama proses kegiatan, dan Susunan Panitia.

            Selain Proposal Kegiatan, ada yang namanya Lembar Pertanggung Jawaban (LPJ). Dalam LPJ tersebut susunannya hampir sama namun yang membedakan ialah terletak pada BAB Evaluasi. Alur birokrasi ditentutakn dari jabatan yang terendah ke yang tertinggi.

Materi by Umi Kulsum (Sekretaris Umum BEM Biologi Periode 2016 – 2017)

#PKMRBIOLOGI2016_Tiara Adelia Kurniawan_Kelompok Putih (4)
Totalitaskan Diri, Tingkatkan Potensi ‘tuk Bersinergi
#TotalitasBersinergi